湖北科技学院采购与招标管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强学校内控制度建设，规范学校政府采购行为，维护学校合法权益，依据《中华人民共和国政府采购法》（以下简称政府采购法）、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、省财政厅《关于进一步做好省属高校政府采购有关工作的通知》(鄂财函〔2017〕214号)、省教育厅等五部门《关于落实和扩大高校办学自主权深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的实施意见》和其他相关法律、法规的规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 使用纳入学校预算管理的经费采购货物、工程和服务（包括购买、租赁、委托、雇用等），适用本办法。
第三条 学校采购与招标活动应遵循公开、公平、公正和诚实信用原则，严格实行回避制度。
严格实行轮岗交流制度，学校从事采购与招标活动的工作人员一般满4年要求轮岗，特殊情况下满6年的必须调离采购与招投标管理部门，并在其他部门也不得从事与采购与招标相关工作。
第四条 合理编制采购预算，精心做好新增资产配置计划，规范实施各类采购，做到“应编尽编、应采尽采、不编不采”。学校任何单位或个人不得将依法进行采购与招标的项目化整为零或以其他任何方式规避招标。
各业务归口管理部门应加强采购工作的计划性，定期集中、汇总采购计划，尽可能压缩采购批次，降低采购成本。
第五条 学校落实政府采购政策，通过制定采购需求标准、预留采购份额、价格评审优惠、优先采购等措施，实现节约能源、保护环境、扶持不发达地区和少数民族地区、促进中小企业发展等。
学校落实国家有关科研项目资金和科研仪器设备采购政策，扩大科研仪器设备自行采购权限，并加强对科研人员自行采购技术支持和事中、事后监管。
第二章 组织机构与职责
第六条 本办法所涉及的相关概念或定义
本办法所称资产管理部门，是指依照部门职能对采购预算中纳入新增资产进行申报，采购完成后，采购标的应当列入学校国有资产管理的资产负有管理职责的业务主管部门。
本办法所称经费监管部门，是指采购标的在采购时纳入采购非新增资产进行申报，采购完成后采购标的不列入学校国有资产管理的其他货物或服务，对其采购经费负有分配和监管职能的业务主管部门。
本办法所称申购单位是指申报采购计划和采购项目，对采购完成后的采购标的进行使用和直接管理的校内各单位（或项目负责人）。校内各部门负责人在本部门采购活动中为采购活动直接责任人。
本办法所称采购管理部门，是指采购与招投标管理中心。
本办法所称项目管理部门是指对相应采购项目负责进行审核，并负责项目验收的资产管理部门或经费监管部门。
本办法所称合同管理部门是指根据《湖北科技学院合同管理办法》规定的负责合同洽谈、草拟、审签和合同资料存档的业务主管部门。采购项目的项目管理部门同时为合同管理部门。
第七条 学校建立由分管校领导及学校办公室、工会、教务处、科研处、研究生处、财务处、国有资产与实验室管理处、基建管理处、审计处、后勤处、临床医学院、采购与招投标管理中心等相关部门负责人组成的采购与招投标工作领导小组。采购与招投标领导小组负责对学校重大项目和大宗物资采购的监督和管理。
第三章 采购申请与审批
第八条 采购项目申请采购前，申购单位应向项目管理部门报告与采购项目有关的基础设施配套情况、教学科研等现实条件。因现实条件与所购标的不匹配而造成资产闲置与浪费的，应追究相关当事人及管理人员责任。
第九条 申购单位根据采购计划（获批的采购预算）提出采购项目申购报告。申购报告中的货物名称、数量和分项预算应当与采购计划相一致，不得将一个预算项目下的同一品目或类别的货物、服务项目拆分为若干采购项目进行申报。属于新增资产的，应当提供新增资产配置表。按规定应当组织专家论证的，应提供专家论证意见。
第十条 申购报告应有明确的预算金额及经费来源，并附采购需求及主要合同条款(违约责任、付款方式等)。采购需求应当合规、完整、明确，一般包括以下内容：
（一）供应商的资格条件；
（二）项目采购清单、拟分包情况；
（三）采购标的需实现的功能或者目标，以及为落实采购政策需满足的要求；
（四）采购标的需执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范；
（五）采购标的需满足的质量、安全、技术规格、物理特性等要求；
（六）采购标的的数量、采购项目交付或者实施的时间和地点；
（七）采购标的需满足的服务标准、期限、效率等要求；
（八）采购标的的验收标准；
（九）采购标的的其他技术、服务等要求。
第十一条 资产管理部门统筹控制的校内各单位通用的办公设备、耗材、服务和工程项目等，按年度汇总后统一申报。
第十二条 纳入采购预算的采购项目，由申购单位报项目管理部门进行审核，并报分管校领导审批。未纳入采购预算的采购项目申报原则上不予批准，因特殊安排和紧急情况需要预算外采购的，按照学校党委常委会议事规则和校长办公会议事规则的规定执行。
第十三条 项目管理部门要对申购报告中的“预算金额及经费来源，采购需求及主要合同条款(违约责任、付款方式等)”进行审核，采购清单货物名称、数量、技术参数或工程量等与采购计划不符的；项目预算不合理的；主要合同条款不明确的；应退回申购单位调整后再行申报。
第十四条 采购项目的设备名称、数量、技术参数或服务量、工程量一经审核不得随意变更。如确因原采购清单申报有误并将影响设备使用可能导致无法达成采购目的的，需经项目管理部门重新审核确认后方可变更。
第十五条 经批准可以采购的项目，经费来源属于财政性资金或者与财政性资金相配套的其他资金的，应当报采购管理部门通过湖北省政府采购管理系统进行政府采购项目备案登记。
采购项目既有进口产品又有非进口产品的，应当分别申报。
第四章 采购形式
第十六条 采购组织形式一般有委托集中采购机构、招标代理机构采购和自行采购。自行采购分学校采购部门集中采购、二级单位自行采购。
第十七条 已纳入政府采购预算的项目，不管项目金额多少均由学校集中采购。
第十八条 集中采购目录以内的（如电脑、办公用品、照相机等）、采购频率较高的货物、工程和服务，必须由学校执行集中采购。由采购管理部门以年度为单位以公开招标的方式确定年度协议供应商及协议价，校内各单位根据协议从协议供应商处直接购买。
工程类项目“单项合同估算价在20万元以下”的基建、维修、绿化工程及“单项合同估算价在10万元以下”的勘察、设计、监理等项目，项目管理部门按年度汇总，由学校采购管理部门通过公开招标方式遴选3～5家协议供应商，相应项目管理部门从协议供应商中择优选择供应商。选择方法：“单项合同估算价在10万元以上20万元以下的基建、维修和绿化等工程项目及单项合同估算价在5万元以上10万元以下的勘察、设计、监理等工程服务项目”可通过直接向协议供应商询价方式确定成交供应商，询价对象不得少于三家；“单项合同估算价在10万元以下的工程项目及单项合同估算价在5万元以下的工程服务项目”项目管理部门可通过随机抽取方式确定成交供应商。
第十九条 达到以下标准的，由学校集中采购：
（一）工程类项目20万元以上的；
（二）货物类项目单项估算价在5万元以上、年批量在20万元以上的；
（三）服务类项目，单项估算价在5万元以上、年批量在20万元以上的。
第二十条 除上述第十七条、第十八条外，项目预算在5万元以下的，由二级单位自行采购。
第五章 采购流程
第二十一条 项目启动
申购单位通过学校办公系统完成相应项目启动审批表，审批表的附件应包含申购报告、采购需求等。
当申购部门无法提供完整的采购需求时，可由采购管理部门在指定媒体公示采购需求，公开征询潜在供应商意见。采购管理部门在收到潜在供应商书面提交意见后，应及时向申购单位反馈。
申购单位和潜在供应商对采购需求的合理性存在争议的，采购管理部门应组织相关专家对采购需求及争议事项进行审核，并确定采购需求。
第二十二条 采购方式
（一）公开招标
公开招标作为政府采购的主要采购方式，除以下特殊情况报省财政厅批准外，必须采用公开招标。
1.招标数额未达到公开招标标准的货物或服务；
2.《政府采购法》第二十九条，第三十条，第三十一条，第三十二条规定的情形；
3.有需要执行政府采购政策。
（二）邀请招标
《政府采购法》第二十九条规定，符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本法采用邀请招标方式采购。
1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；
2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。
（三）竞争性谈判
《政府采购法》第三十条规定，符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本法采用竞争性谈判方式采购。
1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；
2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
4.不能事先计算出价格总额的。
竞争性谈判采购程序参照《政府采购法》第三十八条。
（四）单一来源采购
《政府采购法》第三十一条规定，符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本法采用单一来源方式采购。
1.只能从唯一供应商处采购的；
2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
（五）询价采购
《政府采购法》第三十二条规定，采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。
询价采购程序参照《政府采购法》第四十条。
（六）竞争性磋商
符合下列情形的项目，可以采用竞争性磋商方式开展采购。
1.政府购买服务项目；
2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
3.因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；
4.市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；
5.按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。
（七）其它采购方式。采购监管部门认定的其他采购方式。
第二十三条 应急采购
因自然灾害或其他不可抗拒原因造成必须紧急采购的项目报校长审批同意后，相应部门可以执行。
第二十四条 采购文件定稿及公告
采购管理部门根据标准文件格式编制采购文件。申购部门、项目管理部门、采购管理部门审核采购文件，如项目预算超过50万，则还需采购管理部门分管校领导审批。重大项目经学校律师顾问团审签后报校长办公会审议通过。采购文件审批通过后，采购管理部门根据相关规定在指定媒体发布采购公告，接收潜在供应商报名，发售采购文件。以“招标、竞争性磋商”方式采购的项目，采购公告的公告期不少于5个工作日；以“竞争性谈判、询价”方式采购的项目，采购公告的公告期不少于3个工作日。
第二十五条 开标期限
以招标方式采购的，自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日为止，不得少于20日历日。
以竞争性谈判方式采购的，自谈判文件发出之日起至供应商首次提交响应文件截止之日止，不得少于3个工作日。
以竞争性磋商方式采购的，自磋商文件发出之日起至供应商首次提交响应文件截止之日止，不得少于10日历日。
以询价方式采购的，自询价文件发出之日起至供应商提交响应文件截止之日止，不得少于3工作日。
第二十六条 在采购文件规定的时间进行开标、评审、定标。
评委依据《财政部关于进一步规范政府采购评审工作有关问题的通知》（财库〔2012〕69号）和《财政部关于印发〈政府采购评审专家管理办法〉的通知》（财库〔2016〕198号）文件产生。
参与评审采购人代表必须满足以下条件：高级职称或副处级以上管理人员且熟悉参评项目相关方面专业知识和采购方面法律法规。
第二十七条 发布结果公告
采购管理部门应在2个工作日内按照相关规定在指定媒体发布结果公告，公示期1个工作日，公示期后采购管理部门向中标人（成交供应商）及申购单位项目管理部门分别发放中标（成交）通知书及中标（成交）告知书。
重大项目，采购管理部门需通报中标或成交结果。
第二十八条 质疑与投诉
供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起7个工作日内，依据政府采购相关规定，向采购管理部门提出询问或质疑，申购人及相应管理部门应当配合采购管理部门处理采购询问或质疑相关事宜。
第六章 合同签订与管理
第二十九条 采购合同的归口管理部门依照《湖北科技学院合同管理办法》确定，《湖北科技学院合同管理办法》文中未明确的，为项目管理部门。
合同管理部门应当在中标（成交）通知书发出之日起7日内，组织申购单位与供应商组织合同洽谈和审签，并在30日内完成合同签订。
供应商拒绝签订合同的，履约保证金不予退还。给学校造成的损失超过履约保证金数额的，应当对超过部分予以赔偿；没有提交履约保证金的，也应对学校的损失予以赔偿。
第三十条 供应商放弃中标、成交的，或者拒绝签订合同的，采购管理部门报请分管校领导同意后，可以依法确定其他供应商替补，并签订采购合同，也可以重新开展采购活动。
第三十一条 合同谈判结束后，合同管理部门应按照采购资料、示范合同文本（或标准合同文本）和谈判达成的意向草拟采购合同，技术简单、金额较小的采购项目也可以由供应商草拟合同。采购合同的具体条款应包括项目的验收要求、与履约验收挂钩的资金支付条件及时间、争议处理规定、采购人及供应商各自权利义务等内容。
采购文件、投标（响应）文件和评审过程中供应商的承诺是合同的有效组成部分，采购合同的供应商、合同金额、标的物数量、单价、品牌、规格型号、交货（竣工）及资金支付时间等主要内容必须与采购文件、投标（响应）文件的内容一致。
第三十二条 合同管理部门应在政府采购项目合同签订后2个工作日内将合同送交采购管理部门，采购管理部门按照政府采购信息公开的要求在政府采购网上公示。采购管理部门应跟踪合同签订情况，督促合同管理部门在法定期限内签订合同并将合同文本送达其他应当持有合同的部门。
第三十三条 申购单位需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务，且项目经费尚有结余的，在不改变合同其他条款和单价的前提下，按照单一来源采购管理规定可与原供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。
补充合同的签订程序按照首次合同签订的程序执行。
第七章 项目验收、资金支付与材料归档
第三十四条 项目管理部门应当按照合同规定的技术、服务等要求监督和督促合同的履行。
合同履行完毕后，项目管理部门应当按照采购合同规定的技术、服务、安全标准组织对供应商履约情况进行验收，并出具验收书。验收书应当包括每一项技术、服务、安全标准的履约情况。验收的标的物应当与采购合同一致。验收结果应当与合同约定的资金支付及履约保证金返还条件挂钩。
验收小组成员一般包括项目管理部门、申购单位（使用单位）、审计、采购管理部门和项目评审小组代表。必要时可以邀请熟悉该设备的校外专家、参加本项目的其他供应商代表和第三方专业机构参加验收。验收小组成员应当在验收书上签字，并对验收结果承担相应的法律责任。
第三十五条 需要备案的合同，采购管理部门应按照有关规定通过政府采购管理系统填报《政府采购合同备案登记表》，撰写采购执行情况说明，将合同报湖北省财政厅备案。
申购单位、资产管理部门、合同管理部门应当配合采购管理部门做好合同备案工作，向采购管理部门提供合同原件、项目验收书复印件纸质版和上述材料原件的电子扫描件等备案所需的相关材料。
第三十六条 湖北省财政厅下达《政府采购合同备案确认书》后，属于国库支付的，财务部门凭申购报告、《政府采购预算执行计划》、《政府采购合同备案确认书》、采购合同、验收报告和其他相关单证通过国库集中支付系统支付；属于学校自行支付的，财务部门按照财务管理规定进行支付。
第三十七条 项目结算后尚有结余资金而又未按照本办法第三十三条规定办理追加手续的，结余资金由学校财务收回统一调配使用。
第三十八条 申购单位、项目管理部门、采购管理部门或其他采购组织单位、合同管理部门应当妥善保管每项采购活动的采购文件以及采购过程中形成的其他文件数据等所有资料，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购项目完成后，采购过程中其他单位持有的所有资料（除相关部门按照工作职能应当持有的申购报告原件、合同正本外），应统一移交到采购管理部门，并由采购管理部门按照学校档案管理的规定集中归档到学校档案馆。存档期限为从采购结束之日起至少保存15年。
第三十九条 采购的货物、工程为国有资产的，由资产管理部门按照资产管理的有关规定办理资产出入库登记手续。资产管理部门应当加强资产规范管理，优化资产配置，发挥资产效益。
第四十条 资产管理部门和其他相关部门应对采购项目进行绩效评价，设备使用的绩效作为审批该单位下一年度采购计划的参考。除教学必须的设备与耗材外，绩效较差的单位在一定年度内可以减少或暂停其设备采购计划。
第八章 法律责任
第四十一条 采购活动相关部门及相关工作人员在采购活动中有违反采购法律法规的行为的，依照《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》等相关法律法规的规定追究相应的法律责任。
第四十二条 采购活动相关部门及相关工作人员在采购活动中有违纪行为的，按照学校有关纪律处分的规定予以相应处分。
第四十三条 采购活动相关部门应当根据教学科研和管理工作需要，做好采购项目的执行工作，提高采购效率。未按时完成政府采购执行，造成资金浪费，严重影响工作的，追究相关部门及其负责人和直接责任人的责任，给予相应处分。
第九章 附则
第四十四条 本办法所称“以上”均含本数，“以下”不含本数。
第四十五条 因严重自然灾害和其他不可抗力时实施的紧急采购以及涉及国家安全和秘密的采购，不适用本办法。
第四十六条 本办法的解释权归学校采购与招投标工作领导小组。
第四十七条 本办法自发布之日起施行。本办法施行前颁布的《湖北科技学院政府采购管理暂行办法》《湖北科技学院政府招投标管理办法》（修订稿）废止。有关规定与本办法规定不一致的,依照本办法执行。
