湖北科技学院内部审计合规简明办事指南
湖北科技学院审计处 编制
2026年6月
前言
为深入开展树立和践行正确政绩观学习教育，落实优化服务的理念，强化为师生办实事的举措，聚焦全校师生日常办事高频场景，破解合规边界模糊、流程不清晰、易踩红线等痛点，审计处依据国家财经法规、教育行业管理规定及校内管理制度，特编制本《内部审计合规简明办事指南》。本指南立足学校实际管理规定，以“简洁实用、通俗易懂、可操作性强”为原则，梳理科研经费、财务报销、资产采购与管理、合同签订等核心领域的合规要求、办事流程、禁忌事项，答疑解惑，助力全体师生明晰办事规矩、规避合规风险，实现少跑腿、不踩线、办成事，共同营造规范有序、高效便捷的校园办事环境。
本指南适用于全校教职工、学生及各二级单位办公室人员，内容将结合学校制度更新动态适时修订。
注：本指南涉及相关领域的具体规章制度及详细负面清单以国家及学校公布的相应制度文件为准。
第一编 科研经费合规办事指南
一、依据文件（部分）
《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》
《中共教育部党组关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》
《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》
《湖北科技学院纵向科研项目管理办法》
《湖北科技学院纵向科研经费管理办法》
《湖北科技学院横向科研项目管理办法》
二、核心合规原则
1.专款专用：科研经费必须严格按照项目申报书、预算书及合同约定用途使用，严禁截留、挤占、挪用、套取经费，不得擅自变更经费使用方向。
2.据实列支：所有经费支出必须真实、合法、关联科研项目，具备完整有效的原始凭证，严禁虚列支出、虚报冒领、使用虚假票据报销。
3.预算管控：严格遵循经费预算执行，如需调整预算，须按照学校科研管理部门规定流程报批，严禁超预算、无预算支出。
4.权责对等：项目负责人为经费使用合规性第一责任人，对经费支出的真实性、相关性、合规性负直接责任；二级单位负监管责任；财务处、科发院负责审核、监督与指导。
三、高频办事场景与合规要点
1.经费预算编制
编制需贴合项目实际研究需求，各项支出测算科学合理，杜绝虚编预算、重复预算。
明确设备费、业务费、劳务费等各类支出比例，符合国家及学校科研经费管理办法，不得编制无实际用途的预算科目。
包干制项目申报时无需编制详细预算，但需遵守《负面清单》禁止性规定。经费使用以“负面清单”为底线，实行项目负责人承诺制。直接费用、间接费用使用范围参照最新管理办法执行。
2.经费支出报销
设备费：购置设备需符合预算，履行校内采购审批流程，验收、入库手续齐全，设备归属学校，严禁购置个人生活用品、非科研用设备；
业务费：差旅费、会议费、专家咨询费、材料费等，需提供与科研项目相关的支撑材料（如会议通知、调研方案、专家签到表、材料采购清单），差旅标准严格执行学校规定，严禁公款旅游、超标准住宿就餐；
劳务费：仅限发放给参与项目研究的在校研究生、校外临时聘用人员，严格按照预算标准发放，不得向本科生、项目组成员、在职教职工等违规发放劳务费。劳务费的发放需有真实的劳务协议，发放信息真实准确，代扣代缴税费合规。（注：不包含校级科研项目和横向科研项目）
3.经费结题与审计
项目结题前，全面梳理经费使用情况，做好经费使用决算工作，整改不合规支出；
配合学校科发院、审计处开展结题审计，如实提供经费收支资料；
结余经费按照学校规定结转使用，不得擅自截留和私用。
四、禁忌红线（严禁行为）
严禁以科研名义报销个人餐饮、购物、交通、通信等非科研相关费用；
严禁虚构科研协作、劳务服务、材料采购等业务套取经费；
严禁违规转拨科研经费至关联单位、个人账户；
严禁超范围、超标准发放专家咨询费、劳务费。
五、常见问题解答
问：科研项目差旅费可以报销家人同行费用吗？
答：不可以，仅能报销项目研究人员因科研工作产生的差旅费用，无关人员费用一律不得列支。
问：预算内未列明的支出，能否临时报销？
答：需先履行预算调整审批手续，获批后方可支出，未获批的无预算支出不予报销。（为进一步落实国家“放管服”精神，自然科学类项目设备预算调剂、人文社科类项目设备费和外拨资金调剂需经所在二级单位审核并报科研管理部门批准后交财务部门执行。同时，劳务费、业务费预算如需调剂，由项目负责人根据科研活动实际需要自主安排。）
第二编 财务报销合规办事指南
一、依据文件（部分）
《中华人民共和国会计法》
《事业单位财务规则》
《高等学校财务制度》
《高等学校会计制度》
《湖北省高等学校财务管理办法》
《湖北科技学院财务管理办法》
《湖北科技学院科研差旅费管理办法》
《湖北科技学院公务活动差旅费管理办法》
《湖北科技学院公务接待管理办法》
二、通用报销合规要求
1.票据合规：报销票据必须为国家税务部门监制的正规发票、非税收入票据，票据抬头为学校全称，信息完整（名称、税号、日期、项目、金额清晰），无涂改、伪造、变造，电子发票需查验真伪。
2.手续齐全：所有报销业务需履行OA财务审批流程。大额支出、特殊支出需附相关审批文件、合同协议、情况说明等文件。
三、高频报销场景合规要点
1.日常办公费：办公用品、打印耗材、图书资料等，需附明细清单，批量采购需履行验收手续，严禁采购高档礼品、奢侈品。
2.差旅报销：严格执行学校差旅住宿、交通、伙食补助标准，出差需提前履行出差审批手续，报销时附审批单、行程单、发票，无审批手续不予报销。
3.接待报销：严格执行公务接待标准，严控接待范围、人数、费用，附接待审批单、来客函、消费清单，严禁超标准接待、同城接待、私人接待等报销。
4.学生相关费用：奖助学金、补贴、实习实践费用等，严格按照名单标准发放至学生银行卡上，签字确认手续完整，严禁虚报冒领学生经费。
四、禁忌红线（严禁行为）
严禁使用假发票、套打发票、个人消费发票报销；
严禁拆分大额支出以规避审批流程；
严禁报销无真实业务支撑的费用；
严禁超标准、超范围报销各类费用。
五、常见问题解答
问：发票抬头写错，能否修改后报销？
答：不可以，票据信息需准确无误，涂改、手写修改的票据一律无效，需重新开具。
问：因公消费忘开发票，能否用其他票据替代？
答：不可以，必须凭真实业务对应的正规票据报销，严禁以其他票据顶替。
第三编 资产采购与管理合规办事指引
一、依据文件（部分）
《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例
《事业单位国有资产管理暂行办法》
《湖北省行政事业性国有资产监督管理条例》
《湖北科技学院国有资产管理规定》
《湖北科技学院国有资产处置实施细则》
《湖北科技学院国有资产出租、出借管理办法》
《湖北科技学院资产验收管理办法》
《湖北科技学院采购与招投标管理办法》
《湖北科技学院货物和服务采购实施细则》
二、资产采购合规要点
1.日常管理：各单位指定专人负责资产管理，建立资产台账，定期盘点，妥善保管教学、办公、科研资产，防止丢失、损坏、闲置浪费。
2.使用与借用：学校资产仅限校内教学、科研、办公使用，严禁私自出租、出借、变卖、挪用学校资产给个人或校外单位使用；如需借用，需履行审批手续，按期归还。
3.处置与报废：资产达到使用年限、损坏无法修复的，须按照《湖北科技学院国有资产处置实施细则》规定的审批流程申报报废，经资产管理处审核获批后处置，严禁私自报废、变卖、丢弃资产。
三、禁忌红线（严禁行为）
严禁未经审批擅自采购资产、超标准采购高档设备；
严禁规避招标、竞争性谈判等法定采购流程；
严禁私自占用、挪用、处置学校国有资产；
严禁资产长期闲置、账实不符等拒不整改。
四、常见问题解答
问：个人使用的办公电脑损坏，能否自行购买后报销？
答：不可以，需向所在单位申请，由学校统一履行采购审批流程，严禁个人自行采购报销。
问：闲置的科研设备能否借给校外单位使用？
答：需向资产管理处提交申请，获批后方可按规定借用，严禁私自出借。
第四编 合同签订与履行合规办事指引
一、依据文件（部分）
《中华人民共和国民法典》
《中华人民共和国招标投标法》
《中华人民共和国政府采购法》
《中共湖北科技学院委员会关于严格执行“三重一大”决策制度的若干意见》
《湖北科技学院采购与招投标管理办法》
《湖北科技学院合同管理办法》
《湖北科技学院采购合同管理办法》
二、合同签订合规要求
1.主体合规：签订合同需以学校或校内授权单位名义，个人无权代表学校签订各类经济、业务合同，合同对方主体须具备合法资质、履约能力。
2.审批流程：所有合同需先经部门审核、学校法务（或相关职能部门）合规审查，按OA系统相应流程进行申报审批，其中涉及采购业务的须在采购与招投标系统中申报，按流程审批，重大合同需事前经学校党委会或校长办公会审议、未经审批严禁签订。（指涉及金额1万元以上的业务）
3.内容规范：参照学校相应业务类别合同模板制订，站稳学校立场。合同条款完整，明确双方权利义务、履约期限、价款、付款方式、违约责任、争议解决方式，内容符合国家法律法规及学校制度，无模糊、违规条款。
三、合同履行与管理
1.履约监督：合同签订后，责任单位全程跟踪履约情况，确保对方按约定提供服务、交付货物，及时处理履约纠纷，防止学校利益受损。
2.款项支付：合同款项支付需凭合同、验收报告、发票等材料，按学校财务流程审批支付，严禁超合同、无合同支付款项。
3.档案管理：合同签订后及时归档，统一保管，建立合同台账，便于查询、审计、追溯。
四、禁忌红线（严禁行为）
严禁私自代表学校签订各类合同；
严禁签订未经审批、内容违规、显失公平的合同；
严禁擅自变更、解除合同，违规承诺合同外利益；
严禁合同履约不到位、档案丢失不追责。
五、常见问题解答
问：小额合作业务，能否不签订合同直接付款？
答：达到学校规定合同签订标准的业务，无论金额大小，均需签订规范合同，无合同不予付款。
问：合同内容能否手写修改？
答：如需修改，需经双方协商一致，加盖公章或签字确认，单方面手写修改无效。
第五编 办事咨询与监督渠道
一、合规咨询渠道
为方便全校教职工咨询以上相关业务，梳理相关部门咨询电话和咨询地点，请大家根据业务实际咨询相应部门。
科发院咨询专线：0715-8260535 （项目科、科协）
咨询地点：揽胜楼附楼西楼三楼科发院FA-302办公室
财务处咨询专线：0715-8338015
咨询地点：揽胜楼附楼东楼二楼财务处FB-202办公室
国资处咨询专线：0715-8342071
咨询地点：揽胜楼附楼东楼一楼国资处FB-103办公室
招投标咨询专线：0715-8129885
咨询地点：西区15栋办公楼（西区食堂右侧）二楼招标服务办公室
审计处咨询专线：0715-8338011
咨询地点：揽胜楼附楼西楼一楼FA-105审计处办公室
咨询时间：工作日 8:30-11:30，15:00-17:30
二、监督举报渠道
举报电话：0715-8338002（纪检监察室）
举报邮箱：hkjwjc8338002@sina.cn
受理范围：违规办事、不合规支出、廉政失范、师德失范等问题举报，举报信息严格保密，实名举报优先核查。
结 语
合规办事是保障学校高质量发展、维护师生切身利益的重要基础，更是每一位师生的责任与义务。希望全体师生认真学习本手册内容，自觉遵守各项合规要求，做到知合规、懂合规、守合规，让合规成为校园办事的常态。审计处将持续优化服务，做好合规指导与监督保障，全力为师生办事保驾护航，共建规范、高效、廉洁、暖心的校园环境。
